بناء الهيكل التنظيمي

الموضوع في 'منتدى كلية العلوم الاقتصادية' بواسطة abdou21, بتاريخ ‏5 مايو 2008.

  1. abdou21

    abdou21 عضو مميز

    بناء الهيكل التنظيمي للمؤسسة

    يشكل الهيكل التنظيمي أو الخريطة التنظيمية الإطار العام للتسلسل الإداري للمؤسسة. فهو الشكل الذي يوضح مواقع الوظائف وارتباطاتها الإدارية والعلاقات بين الأفراد كما يوضح خطوط السلطة والمسؤولية داخل التنظيم.
    ويبدأ الهيكل التنظيمي من أعلى مستوى ( الوزير مثلاً ) وينتهي بأقل مستوى إداري من العاملين.
    * وقبل إعداد الهيكل التنظيمي لا بد من تحديد أهداف المؤسسة مع الأخذ بالاعتبار المرونة في هذا الهيكل بحيث لو تغيرت الأهداف يبقى متناسباً وهذا له علاقة مع ما يسمى" بديناميكية التنظيم.
    * وبعد تحديد الهدف تبدأ عملية إعداد الهيكل التنظيمي من خلال تقسيم العمل وإنشاء الوظائف والوحدات الإدارية بالخطوات التالية:
    (1) تحويل الأهداف إلى أنشطة ويتم البدء بالأنشطة الرئيسية وتقسيمها إلى أنشطة فرعية وثانوية.
    (2) يتم تجميع الأنشطة في صورة وظائف بحيث تشكل كل مجموعة أنشطة ذات طبيعة متجانسة وظيفة معينة.
    (3) تجميع الوظائف المتشابهة في وحدات إدارية تعطي مسمى معين.
    (4) تحديد مهمات واختصاصات الوحدات الإدارية التي يتكون منها الهيكل التنظيمي.
    * أما عملية التجميع للأنشطة والوظائف أو أسس تقسيم العمل وتوزيع الوظائف فيتم على عدة أسس هي:
    (1) التوزيع على أساس نوع الوظيفة:
    كوظيفة الشؤون الإدارية، الشؤون المالية، العلاقات العامة، الدائرة الهندسية، الصيانة..الخ.
    (2) التوزيع على أساس جغرافي، وهذا مناسب للمؤسسات التي لها فروع في مناطق مختلفة.
    (3) التوزيع على أساس السلعة.
    (4) التوزيع على أساس العملاء.
    (5) التوزيع على أساس مركب: الذي يجمع بين أكثر من طريقة من الطرق السابقة.



    ثالثاً: التوجيه:-
    العنصر الثالث من عناصر العملية الإدارية هو التوجيه.
    ويعني" إصدار التعليمات والتوجيهات من الرؤساء إلى المرؤوسين لبدء العمل ولكيفية إنجازه".
    وحيث إن عملية التوجيه تتعلق بتفاعل الرئيس مع المرؤوسين، فإن على الرئيس أن يتعرف على شخصية العاملين معه، ويعرف كيف يعاملهم بالطريقة المناسبة. ويأتي ذلك عن طريق عملية الاتصال التي يجب تنميتها عند المدراء حتى يستطيعوا جعل الأفراد يحققون أهداف المؤسسة.
    الشروط الواجب توفرها في عملية التوجيه الصحيحة:
    (1) الوضوح: بالنسبة للتعليمات الصادرة. بحيث يتأكد الرئيس من فهم التعليمات من قبل المرؤوسين.
    (2) الكمال: بحيث تكون التعليمات كاملة.
    (3) أن تكون التعليمات ممكنة التنفيذ وحسب طاقة المرؤوسين.
    (4) أن تكون التعليمات والتوجيهات مكتوبة ما أمكن.

    التحفيز:
    ويقترن بالتوجيه عنصر التحفيز سواءً أكان مادياً أو معنوياً.
    العوامل الأساسية للتحفيز:-
    هناك اتفاق على مجموعة من العوامل الأساسية للتحفيز يستجيب لها معظم الأفراد في مجال الدافعية بدرجات متفاوتة حسب طبيعة الفرد وطبيعة الموقف وهذه العوامل هي:-

    1- زيادة الدخل.
    2- المكانة الاجتماعية وكسب الاحترام.
    3- الأمان الوظيفي.
    4- الفرص المتاحة للتقدم في العمل.
    5- القيمة المستفادة من العمل – مثل تحقيق مكانة اجتماعية أو دخل محترم.
    6- السطوة والنفوذ الشخصي.
    7- المعاملة الإنسانية.
    8- اشتراك الفرد بالرأي في دائرة نشاطه.
    9- عدالة الإشراف ونزاهته بين الموظفين.
    رابعاً: الرقابة والتقويم:-

    تعتبر الرقابة والتقويم المرحلة الأخيرة من مراحل العملية الإدارية
    والرقابة:- تعني التأكد من أن التنفيذ تم طبقاً لما خطط له.
    والتقويم:- عبارة عن عملية اكتشاف الأسباب الحقيقية للانحراف وتصحيحها بما يتناسب مع هذه الأهداف ومتابعة الإجراءات التصحيحية، بحيث لا تتكرر الانحرافات والأخطاء.

    أما عناصر الرقابة والتقويم:-
    1- تحديد المعيار الذي نقيس عليه والذي غالباً ما تكون الخطة الموضوعة وحسب الهدف المراد تحقيقه.
    2- قياس النتائج التي تم الحصول عليها.
    3- مقارنة النتائج بالمعايير.
    4- الكشف عن الأخطاء والانحرافات.
    5- البحث عن أسباب الخطأ أو اكتشافها.
    هل هو في الخطة، في المعيار، في الشخص المنفذ، الظروف …الخ.
    6- اتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة.
    7- المتابعة بحيث لا يتكرر الخطأ.